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Ab 2019 haben Arbeitgeber das neue maschinelle Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 zu nutzen. Neben einer Ausnahmeregelung sind in einem neu gegründeten Arbeitskreis A1 weitere Festlegungen getroffen worden. Das Verfahren gilt auch für die Schweiz, über die Besonderheiten zur Schweiz informiere ich sie mit der »Broschüre Arbeiten in der Schweiz« in meinem Formularcenter.

A1-Bescheinigung schützt vor doppelter Beitragszahlung
Sofern ein Auftrag im Ausland mit dem eigenen Personal abgewickelt werden soll, wären neben der Beitragspflicht in Deutschland auch Beiträge im Ausland fällig. Um diese Doppelverbeitragung zu vermeiden, sehen die Regelungen des europäischen Gemeinschaftsrechts vor, dass bei einer Entsendung in einen anderen EU-Staat oder nach Island, Liechtenstein, Norwegen beziehungsweise in die Schweiz unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin allein die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Dies muss der entsandte Mitarbeiter im Beschäftigungsstaat mit einer A1-Bescheinigung nachweisen.

A1-Bescheinigung: Ausnahmeregelung ab 2019
Bereits seit dem 1. Januar 2018 können A1-Bescheinigungen aus einigen Abrechnungsprogrammen beantragt werden. Zum 1. Januar 2019 wird das Antrags- und Bescheinigungsverfahren für Arbeitgeber verpflichtend werden. Aufgrund der nachstehend beschriebenen Herausforderungen bei der Umsetzung des Verfahrens haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in der Besprechung zum gemeinsamen Meldeverfahren am 28. Juni 2018 eine Amnestieregelung geschaffen. Hiernach können Arbeitgeber trotz der bestehenden Verpflichtungen Anträge im begründeten Einzelfall bis zum 30. Juni 2019 weiterhin in Papierform stellen.

Entsendebescheinigung A1 auch bei kurzen Dienstreisen erforderlich
Eine wesentliche Erkenntnis ist, dass viele Arbeitgeber, insbesondere bei kurzfristigen und kurzzeitigen Dienstreisen in das EU-Ausland, bislang in der Regel keine A1-Bescheingung beantragt haben. Doch auch bei kurzen Entsendungen ins EU-Ausland ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Eine zeitliche Toleranzgrenze sehen die Rahmenbedingungen nicht vor.

Auch stundenweiser Aufenthalt im EU-Ausland ist eine Entsendung
Eine Entsendung liegt nicht nur vor, sofern der Mitarbeiter im Rahmen eines Projektes für ein Jahr ins Ausland geht. Jedes Meeting oder auch jeder Workshop im EU-Ausland erfordert nach den gesetzlichen Rahmenbedingungen grundsätzlich eine A1-Bescheinigung. Andernfalls können bei Kontrollen Probleme drohen. So kann zum Beispiel der Zutritt zum Firmen- oder Messegelände verweigert werden.

Erheblicher Anstieg der Antragszahlen und zeitkritischer Prozess
Wird in all den angeführten Fällen künftig eine A1-Bescheinigung beantragt, werden die Antragszahlen erheblich steigen. Dies bedeutet wiederum eine Herkulesaufgabe für die Krankenkassen. Zudem müssen Lösungen gefunden werden für den zeitkritischen Prozess bei kurzfristigen Dienstreisen. Selbst bei einer vollmaschinellen Bearbeitung des Antrages ist fraglich, ob der gesamte technische Prozess binnen Minuten oder wenigen Stunden realisiert werden kann.

Dienstreisen werden oft nicht in der Entgeltabrechnung bearbeitet
Beklagt wird von Arbeitgebern mitunter auch, dass das Verfahren im Entgeltabrechnungsprogramm eingebunden wurde. Oftmals werden Dienstreisen organisatorisch nicht in der Entgeltabrechnung betreut. Insbesondere der Impuls, also der geplante Beginn der Dienstreise in das EU-Ausland, erfolgt mitunter nicht unter Einbindung der Entgelt abrechnenden Stelle.

A1 Bescheinigung: Schnittstellen innerhalb der Betriebsstrukturen erforderlich
In Fällen einer organisatorischen Abwicklung außerhalb der für die Abrechnung zuständigen Abteilung sind Voraussetzungen zu schaffen, damit Mitarbeiter, die bislang keinen Bezug zum Entgeltabrechnungsprogramm haben, das maschinelle A1-Verfahren künftig durchführen können. Zudem müssen Schnittstellen geschaffen werden, damit die Antragsdaten und die zurückgemeldete A1-Bescheinigung zwischen beiden Bereichen transferiert werden können.

A1 Formular: Verstärkte Prüfungen im EU-Ausland spürbar
Neben den internen Herausforderungen berichten Arbeitgeber von verstärkten Prüfungen im EU-Ausland. Mitarbeiter werden an Flughäfen abgefangen oder die Prüfer lassen sich an der Hotelrezeption die Gästeliste zeigen und gehen gezielt auf Dienst- und Geschäftsreisende zu. Liegt die A1 nicht vor, drohen empfindliche Verwarnungsgelder.

A1: Österreich und Frankreich akzeptieren als Nachweis den Antrag
Insbesondere in Österreich und Frankreich nehmen die Prüfungen zu. Hier gibt es allerdings einen Kompromiss. Von einer Geldstrafe wird abgesehen, sofern nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor der Entsendung beantragt wurde.

Steuerkanzlei Eberhardt
Uwe K. Eberhardt
Diplom-Volkswirt
 
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